電子帳簿保存法の改正について

令和4年1月1日より電子帳簿保存法が改正されます。改正点は複数ありますが、中には対応しないと青色申告の承認が取り消されてしまう改正点もあります。

今回は改正内容の中でも、特に全ての法人・個人事業者が対応しないといけない点について解説します。

 

<ポイント>

● 電子帳簿保存法の概要

● 全ての法人・個人事業者が対応しないといけない改正点について

● 電子取引への対応

 

<ポイントの解説>

● 電子帳簿保存法の概要

電子帳簿保存法は、原則として紙での保存が義務付けられている帳簿書類について、電磁的記録（以下「電子データ」）で保存するための要件や、電子データでやり取りした取引情報の保存義務などを定めた法律です。

電子データによる保存は、以下のように大きく３つに分かれており、それぞれ分けて理解することが大切です。

 

（１）電子帳簿・電子書類保存→電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存

（２）スキャナ保存→もともと紙で受領・作成した書類をデータで保存

（３）電子取引→電子で受領した取引情報をデータで保存

 

上記の（１）～（３）についてそれぞれ改正が入っていますが、（１）および（２）については適用するかどうかは任意です。しかし（３）については、全ての法人・個人事業者が対応しないといけない内容であるため、必ず確認するようにしましょう。対応ができていないと、青色申告の承認が取り消される場合がありますので確実に対応しましょう。

 

● 全ての法人・個人事業者が対応しないといけない改正点について

・電子取引に関する改正内容

令和4年1月1日以降に、PDF等の電子データで受け取った請求書等は、印刷して紙で保存するのではなく、電子データのまま保存をすることが義務付けられました。

なお、電子データによる保存についても、単純にデータで保存すれば良いというわけではなく、一定の要件を満たした形で保存することが必要です。

また、法人税・所得税が改正の対象となっており、法人・個人事業主の規模等に関係なく、全ての法人・個人事業主が対象です。年内に以下の2点を決定しておくとスムーズに対応できると思います。

（※）消費税は令和5年9月30日までは原則紙で保存し、10月1日以後は紙or電子のいずれかで保存します。法人税・所得税と取り扱いが異なるため留意が必要です。

 

（１）電子取引データの確認

今自社の取引で、どの取引が改正の対象となる取引か把握することが必要です。対象となる取引を洗い出せたら、実際にどう対応するか検討しましょう。どのような取引が対象となるか以下に主な例を記載します。

 

例)　・電子メールで請求書・領収書等のデータを受領した場合

　 　・インターネットのホームページからダウンロードした請求書・領収書等のデータ

　　 ・クレジットカードの利用明細データ、交通系ICカードによる支払データ、スマートフォン

　　　アプリによる決済データ等を活用したクラウドサービスを使用した場合

　　 ・ペーパレス化されたFAX機能を持つ複合機を利用した場合　

 

アマゾン・楽天を利用している場合、PayPayを導入している場合などは電子取引に該当し、電子データによる保存が必要となります。　　　

 

（２）保存方法の決定

対象となる電子取引は、以下のいずれかの要件を満たす形で保存することが必要です。

・タイムスタンプが付与されたデータを受領

・受領後遅滞なくタイムスタンプを付与

・データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用

・訂正削除の防止に関する事務処理規程を策定、運用、備付け（国税庁に「電子取引データの訂正および削除の防止に関する事務処理規定」というワードのサンプルがあります。）

 

また、事後的な確認のため、検索できるような状態で保存することや、ディスプレイ等の備付けも必要となります。

なお、入力期間も定められており（受領後2カ月＋1週間以内に保存）、誰がいつどのように保存するのかという体制を作ることも必要です。

 

● 電子取引への対応

電子取引について、保存方法の要件を満たすためには以下の２つのどちらかで対応することが必要です。なお、取引量が多い法人・個人事業者については（２）の方法で対応するのはかなりの手間がかかりますので、システムを導入する（１）の方法をお勧めします。

 

（１）専用ソフトウェアを利用する（システムで対応）

保存要件を満たすように作成されている会計システムが出ているので、そのシステムを導入することで要件を満たすことができます。

 

（２）一定のルールを定め、任意のフォルダに保存する（ルールで対応）

保存要件を満たすための要件は何点かありますが、訂正削除の防止に関する「事務処理規定」を設けるのが一番容易に導入できるのではないでしょうか。

また、検索機能の確保も必要であるため、「日付」「金額」「取引先名」から検索ができる機能を設け、任意のフォルダに保存する方法も認められています。

具体的には、以下の例のように請求書データ(PDF)のファイル名に、規則性をもって内容を表示する方法が考えられます。

例）2022年10月31日に㈱国税商事から受領した110,000円の請求書

　　　→「20221031_㈱国税商事_110,000」というPDFのファイル名にする。

 

なお、保存期間中にデータが消失しないようにバックアップを取ることをお勧めします。

他にも、エクセルで索引簿を作成し、索引簿を使用して請求書等のデータを検索する方法などが考えられます。

 

今回は令和4年1月１日から改正される電子帳簿保存法のうち、全ての法人・個人事業者が対応しないといけない改正点について説明しました。システムを導入することでそこまで負担感がなく対応することもできますので、青色申告の承認を取り消されないようにするためにも必ず対応するようにしましょう。

改正への対応をしたいがどのように進めれば良いかわからない、どのシステムを使用すれば良いかわからないという方は、初回のご相談は無料ですので、お気軽に税理士法人スフィーダまでご相談ください。

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